Digitalizacija poslovnih procesa za male tvrtke

Vaš je proces prerastao tablicu, ali još ne treba veliki sustav.

QBI analizira postojeće poslovne procese i uvodi praktična poboljšanja kroz Excel, Power Query, Microsoft 365 i manje interne aplikacije po mjeri.

Zatražite analizu procesa Kako QBI pomaže

Prepoznajete li svoj proces?

Posao funkcionira, ali traži previše ručnih koraka.

Digitalizacija ima smisla kada uklanja konkretno usko grlo, a ne kada samo uvodi još jedan alat koji tim mora održavati.

01

Isti se podaci prepisuju u više Excel datoteka, e-mailova ili evidencija.

02

Izvještaj se svaki tjedan ili mjesec ponovno ručno priprema.

03

Nije odmah jasno što je otvoreno, tko je zadužen i koji je podatak zadnji.

04

Proces ovisi o jednoj osobi koja zna gdje se sve nalazi i što treba napraviti.

QBI pristup

Digitalizacija koja počinje stvarnim problemom, a ne novim softverom.

Prvo pregledavamo postojeći način rada, izvore podataka, odgovornosti i ponavljajuće korake. Tek nakon toga predlažemo najjednostavnije rješenje koje može donijeti mjerljivo poboljšanje.

Prvo proces Zatim alat Jasan opseg Postupno uvođenje

Kako QBI pomaže

Od analize procesa do rješenja koje tim stvarno koristi.

Svaki angažman može biti zaseban korak. Nije potrebno odmah pokretati veliki projekt niti mijenjati sve postojeće alate.

01 Početna točka

Analiza postojećeg procesa

Pregledavamo kako proces danas funkcionira, gdje nastaje ručni rad, koje podatke tim koristi i gdje se pojavljuju kašnjenja ili pogreške.

  • pregled datoteka, koraka i odgovornosti
  • prepoznavanje uskih grla i rizika
  • prioriteti i prijedlog sljedećeg koraka
02 Uređenje rada

Poslovne evidencije i kontrola

Uređujemo registre, statuse, rokove i zaduženja kako bi tim imao jedno razumljivo mjesto za svakodnevni rad i praćenje obveza.

  • jasni vlasnici zadataka i statusi
  • manje paralelnih tablica i verzija
  • pregled otvorenih stavki i rokova
03 Automatizacija

Podaci i izvještavanje

Povezujemo izvore podataka, smanjujemo ručno kopiranje i pripremamo izvještaje koji se mogu redovito osvježavati.

  • Excel i Power Query obrada
  • spajanje Excel, CSV i drugih izvora
  • ponovljiv i provjerljiv proces izvještavanja
04 Po mjeri

Manje interne aplikacije

Kada je proces prerastao standardnu tablicu, izrađujemo jednostavan poslovni alat prilagođen pravilima, korisnicima i stvarnom načinu rada.

  • unos, pregled i pretraživanje podataka
  • kontrole, korisničke uloge i poslovna pravila
  • Python ili web izvedba prema potrebi

Odabir alata

Koristimo ono što je dovoljno za problem koji rješavamo.

Prednost uvijek imaju alati koje tvrtka već koristi i za koje ima odgovarajuću licencu. Novi sustav predlažemo tek kada postojeći alati više nisu dovoljni.

Excel

Za uređene evidencije, izračune i rad manjeg broja korisnika.

Power Query

Za ponavljajući uvoz, čišćenje, povezivanje i osvježavanje podataka.

Microsoft 365

Za zajedničke evidencije, dokumente, statuse, obavijesti i timski rad.

Aplikacija po mjeri

Za procese koji trebaju jasnija pravila, kontrole i prilagođeno sučelje.

Primjeri procesa

Što se može unaprijediti bez velikog IT projekta.

Ovo su primjeri situacija u kojima mali, dobro postavljen zahvat može ukloniti velik dio svakodnevnog ručnog rada.

Izvještavanje

Od više mjesečnih datoteka do jednog osvježavanja.

PrijeRučno kopiranje, čišćenje i spajanje podataka.

PoslijeDefiniran postupak koji se ponavlja i može provjeriti.

Praćenje obveza

Od e-mailova i paralelnih tablica do jasnog statusa.

PrijeNije jasno što je otvoreno i tko treba reagirati.

PoslijeJedan pregled vlasnika, rokova i sljedećih koraka.

Dokumenti i podaci

Od više verzija do kontrolirane evidencije.

PrijePodaci su raspoređeni po mapama, tablicama i porukama.

PoslijeUređen registar s jasnim statusima i odgovornostima.

Interni alat

Od složene tablice do jednostavne aplikacije.

PrijeTablica je osjetljiva, teško ju je kontrolirati i dijeliti.

PoslijePrilagođen unos, pregled i poslovna pravila na jednom mjestu.

Kako radimo

Mali, provjerljivi koraci prije većeg ulaganja.

Cilj je rano potvrditi da predloženo rješenje odgovara procesu i ljudima koji će ga svakodnevno koristiti.

  1. 01

    Uvodni razgovor

    Opisujete proces, najveći problem i rezultat koji želite postići.

  2. 02

    Analiza postojećeg stanja

    Pregledavamo korake, podatke, datoteke, odgovornosti i ponavljajući rad.

  3. 03

    Prijedlog i opseg

    Dobivate prioritete, preporučeni alat i jasno definiran sljedeći korak.

  4. 04

    Pilot i provjera

    Najvažniji dio rješenja prvo provjeravamo na stvarnom primjeru.

  5. 05

    Uvođenje i predaja

    Rješenje testiramo, dokumentiramo i predajemo korisnicima uz edukaciju.

Rezultat analize

Ne dobivate samo razgovor, nego konkretan plan poboljšanja.

  • pregled postojećeg procesa
  • uočena uska grla i rizični koraci
  • prioriteti i brza poboljšanja
  • preporuka odgovarajućeg alata
  • prijedlog opsega, trajanja i troška izvedbe

Za koga je QBI

Za male tvrtke koje žele bolji proces, ne nužno veći sustav.

  • administrativni i operativni timovi
  • tvrtke koje rade u Excelu i Microsoft 365 okruženju
  • procesi s puno ručnog unosa, provjera i izvještavanja
  • timovi koji žele krenuti s manjim, jasnim projektom

Kada nismo pravi izbor

Ne nudimo veliki sustav samo zato što proces nije uredan.

  • zamjena kompletnog ERP sustava
  • veliki razvoj bez prethodno definiranog procesa
  • uvođenje tehnologije bez jasnog poslovnog cilja
  • rješenje koje tim ne može razumjeti i koristiti

Znanje ostaje u timu

Rješenje vrijedi samo ako ga korisnici razumiju.

Uz uvođenje alata možemo pripremiti ciljanu edukaciju za Excel i Power Query kako bi tim samostalnije i sigurnije radio s podacima.

Pogledajte Excel edukacije

Česta pitanja

Prije analize procesa.

Za prvi razgovor dovoljno je znati koji dio poslovanja trenutno troši najviše vremena ili stvara najviše nesigurnosti.

Moramo li unaprijed znati koje nam rješenje treba?

Ne. Analiza upravo služi tome da poslovni problem prevedemo u realan i razmjerno jednostavan prijedlog rješenja.

Znači li digitalizacija da moramo napustiti Excel?

Ne. Ako Excel dobro odgovara procesu, cilj ga je urediti i učiniti pouzdanijim. Drugi alat predlažemo tek kada za to postoji konkretan razlog.

Možemo li koristiti Microsoft alate koje već imamo?

Da, kada postojeća Microsoft 365 licenca i funkcionalnosti odgovaraju procesu. Prije prijedloga provjerava se što je stvarno dostupno.

Kada ima smisla izraditi aplikaciju po mjeri?

Kada proces treba jasne kontrole, više korisnika, poslovna pravila ili prilagođeno sučelje koje standardna tablica više ne može sigurno podržati.

Možemo li početi samo s jednim procesom?

Da. Manji i jasno ograničen proces najbolji je način da se provjeri pristup prije šireg uvođenja.

Dobivamo li upute i edukaciju nakon izvedbe?

Da. Opseg predaje, dokumentacije, edukacije i kasnije podrške dogovara se kao dio konkretnog rješenja.

Prvi korak

Koji proces vašem timu danas oduzima najviše vremena?

Pošaljite kratak opis procesa, broj uključenih osoba i datoteka ili alata koje trenutačno koristite. Za početak nije potrebna gotova specifikacija.

Zatražite analizu procesa